ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI STREFY W ZAKRESIE HANDLU I GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY – Obchody 86 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 07.09.2025 roku I. Dane Zamawiającego: Fundacja „Szarża Pod Krojantami” ul. 18 Pułku Ułanów Pomorskich 7 89-620 Krojanty telefon: 52 880 13 23 osoba do kontaktu: Monika Misztal email: zk@gminachojnice.com.pl Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie handlu i gastronomii podczas imprezy Obchody 86 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 07.09.2025 roku (zwanej w dalszej części zapytania- Impreza). II. Opis przedmiotu zamówienia: Wyłączność w zakresie obsługi handlu i gastronomii, zgodnie z poniższymi wytycznymi, obejmującą tylko asortyment wymieniony poniżej. Zapewnienie handlu i obsługi gastronomicznej Imprezy odbywającej się w dniu 07 września 2025 roku na terenie zewnętrznym w Krojantach w godzinach od 8:00 do 18:00. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko), w tym m.in.: - sprzedaż w naczyniach jednorazowych dań z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, karkówka, kurczak; - sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu (min. 2 rollbary podwójne). Przedmiotem zapytania ofertowego jest strefa handlu i gastronomii. III. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu: O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: - złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia; - posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. IV. Obowiązki oferenta: Wykonawca (Oferent): - zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi); - złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych powyżej; - zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania imprezy; - dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny; -zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych (wyposażenie w gaśnice); - zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami sanitarno-epidemiologicznymi; - zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni; - zabrania się poddzierżawiania nieruchomości lub użyczania osobom trzecim. V. Obowiązki Organizatora Imprezy: Organizator zobowiązany jest do: - oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem, na którym odbywa się Impreza; - zapewnienia w trakcie trwania imprezy realizacji przewidzianego programu; - zapewnienia dostępu do WC typu toy-toy; - oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób, którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury; - poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa) VI. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie handlu i gastronomii Imprezy. 2. Ustalono cenę minimalną na poziomie: 20 000 - zł Oferty z niższą ceną nie będą brane pod uwagę. 3. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „GASTRONOMIA SZARŻA POD KROJANTAMI" należy złożyć w siedzibie Urzędu Gminy w Chojnicach w biurze podawczym do dnia 11.07.2025 r. do godziny 14:00, lub przesłać na adres UG w Chojnicach tj. ul.31 Stycznia 56a, 89-600 Chojnice. Decyduje data wpływu do Urzędu Gminy. 4. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie handlu i gastronomii oferty nie podlega zmianie po złożeniu oferty. 5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów: Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego jest: Monika Misztal tel. 52 880 13 23 VIII. Kryteria oceny ofert: Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii, opisaną w pkt II niniejszego zapytania podczas Imprezy. IX. Wynik postępowania: O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 15 lipca 2025 r. drogą mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania. X. Fundacja Szarża Pod Krojantami zastrzega sobie prawo zmiany zapytania i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert. XI. Lista załączników; 1. Załącznik nr 1 - oferta cenowa
