ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI STREFY W ZAKRESIE HANDLU I GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY – Obchody 86 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 07.09.2025 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI STREFY W ZAKRESIE
HANDLU I GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY –
Obchody 86 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 07.09.2025 roku
I. Dane Zamawiającego:
Fundacja „Szarża Pod Krojantami”
ul. 18 Pułku Ułanów Pomorskich 7
89-620 Krojanty
telefon: 52 880 13 23
osoba do kontaktu: Monika Misztal
email: zk@gminachojnice.com.pl
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie handlu i gastronomii podczas imprezy Obchody 86 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 07.09.2025 roku (zwanej w dalszej części zapytania- Impreza).
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Wyłączność w zakresie obsługi handlu i gastronomii, zgodnie z poniższymi wytycznymi, obejmującą tylko asortyment wymieniony poniżej. Zapewnienie handlu i obsługi gastronomicznej Imprezy odbywającej się w dniu 07 września 2025 roku na terenie zewnętrznym w Krojantach w godzinach od 8:00 do 18:00.
W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko), w tym m.in.:
- sprzedaż w naczyniach jednorazowych dań z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, karkówka, kurczak;
- sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu (min. 2 rollbary podwójne).
Przedmiotem zapytania ofertowego jest strefa handlu i gastronomii.
III. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu:
O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
- złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia;
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę
i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
IV. Obowiązki oferenta:
Wykonawca (Oferent):
- zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi);
- złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych powyżej;
- zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania imprezy;
- dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;
-zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych (wyposażenie w gaśnice);
- zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami sanitarno-epidemiologicznymi;
- zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni;
- zabrania się poddzierżawiania nieruchomości lub użyczania osobom trzecim.
V. Obowiązki Organizatora Imprezy:
Organizator zobowiązany jest do:
- oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem, na którym odbywa się Impreza;
- zapewnienia w trakcie trwania imprezy realizacji przewidzianego programu;
- zapewnienia dostępu do WC typu toy-toy;
- oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób, którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury;
- poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od
niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa)
VI. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie handlu i gastronomii Imprezy.
2. Ustalono cenę minimalną na poziomie: 20 000 - zł
Oferty z niższą ceną nie będą brane pod uwagę.
3. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „GASTRONOMIA SZARŻA POD KROJANTAMI" należy złożyć w siedzibie Urzędu Gminy w Chojnicach w biurze podawczym do dnia 11.07.2025 r. do godziny 14:00, lub przesłać na adres UG
w Chojnicach tj. ul.31 Stycznia 56a, 89-600 Chojnice. Decyduje data wpływu do Urzędu Gminy.
4. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie handlu i gastronomii oferty nie podlega zmianie po złożeniu oferty.
5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego jest: Monika Misztal tel. 52 880 13 23
VIII. Kryteria oceny ofert:
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii, opisaną w pkt II niniejszego zapytania podczas Imprezy.
IX. Wynik postępowania:
O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 15 lipca 2025 r. drogą mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania.
X. Fundacja Szarża Pod Krojantami zastrzega sobie prawo zmiany zapytania i warunków,
a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
XI. Lista załączników;
1. Załącznik nr 1 - oferta cenowa
