I. Dane Zamawiającego:

Fundacja „Szarża Pod Krojantami”

ul. 18 Pułku Ułanów Pomorskich 7

89-620 Krojanty

godziny funkcjonowania: 8:00 – 18:00 (niedziela 04.09.2022 r.)

telefon: 505 126 560

osoba do kontaktu: Krystyna Kijek

email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Zamawiający zaprasza  do złożenia  oferty na wyłączność  w  zakresie  handlu i  gastronomii podczas imprezy Obchody  83 Rocznicy Szarży Ułańskiej Pod Krojantami w dniu 04.09.2022 roku (zwanej
w dalszej części zapytania- Impreza).

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Wyłączność w zakresie obsługi handlu i gastronomii zgodnie z poniższymi wytycznymi. Zapewnienie  handlu i obsługi   gastronomicznej   Imprezy   odbywającej   się   w   dniu  4  września   2022   roku na terenie   zewnętrznym  w Krojantach w godzinach od 8:00 do 18:00.

W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko), w tym m.in.:

- sprzedaż w naczyniach jednorazowych dania z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, karkówka, kurczak;

- sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego

zezwolenia na sprzedaż alkoholu (min. 2 rollbary podwójne);

Przedmiotem zapytania ofertowego są 2 strefy A i B ze sobą sąsiadujące. Oferty należy składać na każdą strefę oddzielnie.

III. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu:

O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

- złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia;

 - posiadają   uprawnienia   do   wykonywania   określonej   działalności,   oraz   wiedzę  
i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

- znajdują   się   w   sytuacji   ekonomicznej   i   finansowej   zapewniającej   wykonanie zamówienia.

IV. Obowiązki oferenta:

Wykonawca (Oferent):

- zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami w tym zakresie      obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi);

 - złożenie   oferty   przez   Oferenta   jest   równoznaczne   z   oświadczeniem   o   posiadaniu aktualnego   pozwolenia   na   działalność   gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych powyżej;

- zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania imprezy;

- dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;

  -zobowiązany   jest   do   wyposażenia   swoich   stoisk  w  zakresie   przepisów   przeciwpożarowych  (wyposażenie w gaśnice);

 - zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami sanitarno-epidemiologicznymi;

- zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni;

V. Obowiązki Organizatora Imprezy:

Organizator zobowiązany jest do:

- oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz  prawo  do   dysponowania   terenem   na którym odbywa się Impreza;

 - zapewnienia w trakcie trwania imprezy realizacji przewidzianego programu;

- zapewnienia dostępu do WC typu toy-toy;

 - oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób, którymi      Oferent   się   posługuje   przy   wykonaniu   umowy   zawartej   z   Organizatorem wyrządzone przez:   uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury;

 - poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od
     niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa)

VI. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie gastronomii Imprezy.
2. Ofertę należy złożyć oddzielnie dla każdej strefy A i B (ofertę można złożyć tylko na jedną strefę).

3. Ustalono cenę minimalną na poziomie:

Strefa A – 5 000,- zł

Strefa B – 5 000,- zł

Oferty z niższą ceną nie będą brane pod uwagę.

4. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „GASTRONOMIA SZARŻA POD KROJANTAMI" należy złożyć w siedzibie Urzędu Gminy w Chojnicach w biurze podawczym do dnia 01.08.2022 r. do godziny 12:00., lub przesłać na adres UG w Chojnicach tj. ul.31 Stycznia 56a, 89-600 Chojnice.

5. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie handlu i gastronomii oferty nie podlega zmianie po złożeniu oferty.

6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:

Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego jest: Krystyna Kijek tel. 505 126 560

VIII. Kryteria oceny ofert:

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii podczas Imprezy.

IX. Wynik postępowania:

O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 3 sierpnia 2022 r. drogą mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania.

X. Fundacja Szarża Pod Krojantami zastrzega sobie prawo zmiany zapytania i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

XI. Lista załączników;

1. Załącznik nr 1 - Oferta Cenowa [DOCX]; Oferta Cenowa [PDF]